大数据中心

档案数字化管理

某地科技集团公司早在2013年就成立有大数据保管中心，该中心是公司重大信息化工程项目的核心部门之一，涉及公司的重要研发资料
、保密文件
、发展资料、人事档案资料等

，这些资料往往以文字
、图表和音像等形式存在并具有保存价值，因此设定有专职人员对大数据中心工程档案统一进行管理。

2021年
，为了响应国家政策相关档案文件管理的要求
，强化项目档案基础管理
，该大数据中心按照“存量档案数字化、增量档案电子化”要求
，依托畅飞扬新一代档案管理系统，配合档案管理部门，全面推动档案收集归档和数字化工作
，取得阶段性成果
。调用大数据中心监控区
、功能区及机房建设项目归档纸质档案 38070件，电子文件4230件
、图纸 2350 张，并完成数字化录入。运营期间形成的合同及技术报告1450件，按照要求全部完成归档和移交

。

加强组织管理，完善档案管理流程

畅飞扬档案数字化团队对每周对档案管理工作进行计划、总结和点评。定期收集、整理、提交技术档案，重点做好收资、系统配置和状态映射原始记录管理
，并进行组件
、分类、编号、编目和录入，做到应收尽收，进一步加强对各位档案的管理
。

落实制度标准，夯实基础管理能力

除了入驻人员的管理外，还对全员进行档案管理系统和档案管理应知应会培训。在档案分类中，遵循《电子文件管理系统建设指南》（GB/T 31914-2015)
、 《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）
、《电子档案管理系统基本功能规定》为依据，结合该公司科技档案内容和形成特点，确定技术文件分类原则和类目设置

。使技术档案管理逐步纳入专业化、规范化正轨
。

加速数字转化，提升档案管理水平

档案数字化是数字档案建设最基础的工作
，是适应集团公司智慧转型的必由之路，与传统档案管理相比有不可替代的先进性。根据《新研院“十四五”时期档案工作规划实施方案》精神
，明确“档案永久保管中心、档案综合利用中心
、档案信息化中心
、档案展示中心
、档案培训中心”的定位
，构建“存量档案数字化、增量档案电子化”的要求
。该中心及时开展推进“纸质档案数字化归档”工作，到2021年底，归档档案数字化率已经达到90%。

严格归档准入，发挥档案服务效能

档案基础工作做实后
，最重要的问题是把好技术档案准入关。档案入库前，对档案原件规范性进行严格审查。按照技术档案管理要求，补齐、完善大量的术协议
、商务合同、评审报告、软硬件使用手册
、出厂试验报告、合格证以及消防系统验收过程材料等。通过高质量的技术档案管理手段，完成档案数字化的全生命周期管理。

新一代档案系统六大亮点

▍亮点一
：业务处理全流程无纸化

从源头入手
，将档案管理活动向前延伸至档案的形成阶段，确保归档数据的真实、准确

、完整，归档过程建立档案数据间的有机联系
，常用格式文件统一管理
，构建多源异构数据的自动汇聚归档
。

▍亮点二：智慧库房无缝对接

通过引入智能制造
、物联网

、人工智能等技术，与实体库房一 一对应，图形化方式模拟展示实体库房密集架或档案柜布局，实现查档快速定位实体档案所处物理位置。

▍亮点三
：数字技术加持升级智慧化

多途径档案检索方式(字段组合
、OCR内容全文检索
、条码检索等），识别具有应对复杂状况的鲁棒性
，例如模糊
、扭曲
、畸变
、复杂背景、光线不清等典型图像问题
，切实做到用户关注的响应业务需求、高精度识别效果
、保证数据安保证数据安全等三大需求。

▍亮点四：自动接口识别技术

档案系统提供多种系统集成方式
，可以提供标准的接口被其他系统调用，可以主动开发调用其他系统接口。接口采集的数据及记录统一以列表形式展示，采集记录清晰可查
。集成条形码自动识别接口
，可实现档案资料的大批量
、快速借阅登记与归还
，支持条码打印功能。

▍亮点五
：在线自动归档

档案文件专属管理方式
，实现资料自动分类归档，资料的自动归档与快速上传，随取随用，让档案工作者跟进更高效


。

▍亮点六
：区块链技术加密更安全

通过统一身份认证配合区块链
、数字签名
、数字水印、PDF固化等技术手段
，全方位提升电子档案安全，运用大数据
、知识图谱等技术
，实现档案数据自动聚类，通过非法途径获取数据只能打开乱码。