以产品经理的视角看待项目，以及如何管理项目（下）（作为产品经理如何做好项目管理）
对很多产品经理而言，特别是身处创业团队，往往都是一身挑几职，产品和项目 ，理不清理还乱。从本文开始，以产品经理的视角看待项目，以及如何管理项目 。
接上篇。
四、合适的人与靠谱的计划
几乎每个项目都有人吐槽，太坑太扯淡。
实际上，项目之所以会扯皮，往往在前期就埋了下巨坑，随着项目的进程问题越来越严重 ，直到不能收场。
在上文我们已经厘清了项目的几个核心概念 ，我们知道要想做好一个项目首先要搞清楚项目利益相关方 ，组建合适的项目团队，然后我们需要分解我们的项目任务 ，制定一个清晰的项目计划 ，才能指导和推动项目的进展。
我们现在从案例来还原项目前期的挖下的坑：
A公司目前正在为一个医院开发一套系统，现在项目按时间开发完成了，也做好了相关的培训工作，但始终无法验收，医生说不好用，而且还有三个需求要变更，开发工程师下个月要离职了，各种问题层出不穷……
假设你是这个项目的项目经理，我们一起来看看你踩的雷 。
1. 项目第一坑：“人”才是最坑的
你从销售经理那里获悉，这个项目是内科的科长最开始发起的 ，副院长也很支持。
你很开心，感觉这个项目牵涉的人比较少 ，就开始了这个项目，并且定期发送相关的进度报告：
随着在医院的了解越来越多，你发现医院的关系越来越复杂，各种不配合扯皮的现象——很多没必要的需要变更 ，培训的效果也没有看上去理想。
你认为这是院长负责的项目，一定大家都会支持；你以为给内科做了一次培训，大家都会使用；没想到培训完之后他们还是反馈说系统不太好用 。
这些问题，本质上就是项目开始阶段想得太简单，没有能搞清楚相关方的利益关系。
这是项目的第一步，也是项目的关键一步。
多数情况下 ，一个项目有支持者，往往就有反对者；项目的支持者能让项目锦上添花，但反对者往往决定成败。
如果在项目开始阶段，没有找出那项目能够施加积极和消极影响力的人，注定整个项目会很艰难 。
同时，你还需要找到一个最具有推动力的关键人，对内争取更多资源，对外摆平各种关系。
所以，这个项目的干系人需要更完整：
越是大型的项目 ，人的因素影响越大，也越难以把控。
那些决定项目成败的，能出力的人 ，都应该是你的项目组成员，还有一些人 ，你需要TA挂一个虚职，并告诉及时告诉TA进展。
我们常常见到一个项目进行了一半，才临时通知或者征调其他部分的人参与 ，带来的问题就是沟通成本非常的高，过程完全不可控 。
2. 项目第二坑：只有任务，没有成果
项目的第二步，是要分解项目的具体工作任务 ，也就是要分配张三、李四分别要完成的工作 。在PMP体系中这个叫WBS，在Prince2的体系中则强调的是PBS。
最直接的做法，通常都是根据“事项”来分解；毕竟我们需要把任务分配给不同的人来执行 ，并根据这个任务来估算时间，确定进度。
所以最常见的分解方法就变成这个样子：
但为什么这种分解方式会导致项目做到一半就会人员流失 ，士气低下呢 ？
根源在于这种任务分解只关注了过程，没有确定到底要做成什么样，没有边界和具体的目标 。
没有验收的标准 ，没有衡量的指标 ，所有的人都在忙 ，忙到最后发现客户不买账 。
比如项目计划里面UI设计的是10天 ，为什么不是9天或者11天呢？要输出多少个页面？
科室培训是培训一天就可以了吗 ？还是1小时就可以结束而且所有人都能熟练掌握？用户向要在用户登录模块里面添加一个找回用户名的功能，要不要增加 ？
诸如此类的问题，随时可能发生 。
因为这种结构是没有办法落实到具体一个功能需要的耗时 ，所以会不会打乱整个计划就说不太清楚。
仅仅知道什么时候做什么，对项目的成败而言是没有意义的，关键是结果是什么 ，没有成果的努力 ，都是一种自嗨。
回顾前文 “ 如何用Axure输出高质量的PRD ？”，为什么会强调“故事”呢?
基于“用户故事”来分解这个项目的任务——构建一套以用户需求驱动的PBS，才能满足用户的需求 ，也才能真正估算一个可行的项目计划 ，双方也才能在一直的目标下推进具体的功能。
这是一个项目成果的护身符，当任意发起与PBS相违背的变更都会影响到项目的进度 ，界定了项目的边界，为日后的项目进度规避了许多不必要的障碍。
因为在这种结构下 ，任何的变更都可能导致整个路径的紊乱，从而项目失控。或者为了项目进度，投入更多的资源，或者友好协商推迟项目的进度。
搞不定人事 ，理不清边界，是项目失败的最关键因素，作为项目经理（有一些情况下是产品经理直接带项目）务必保持清醒的头脑。
五 、项目节奏和潜在的风险
我们搞清楚了项目的利益相关方，理清楚了项目的范围，要做什么工作也已经妥当的安排好了专人负责，然而项目依然还会失控。
原因何在？
展开话题之前，先回顾一下我曾经的一个项目 。
大概在12~13年左右，我有幸参与了一个大型的项目，负责整个平台的搭建 ，这是一个从0到1的过程 ，公司和客户都没有过类似的项目实践。
这个项目，看上去“没有想象中的复杂”，关于是接单、派单、回单的过程，所有人都很乐观，整个项目氛围特别的轻松，3个月拿下完全没有问题 。
然而 ，随着项目的推进，直到整个项目真正上线 ，前后耗时8个月。
项目开始前，当你能描绘一个美好蓝图的时候，所有人都会被感染，然后所有人都很乐观，被这种情绪感染的时候，每个人都会高估自己的产出，并且“有意识的”低估项目的复杂度 。
甚至直到项目被彻底拖垮后，人们并不愿意承认这种盲目自大的情绪最终会给项目造成危害。
在项目过程中，所有轻松的氛围下，极其容易带来错误的判断，低估项目复杂度，低估项目的资源消耗，在商业行为上会演变为低估项目价值，从而埋下巨大的隐患。
所以 ，对PM来说，关注和把握好团队的氛围非常的重要，深刻的发现和传递项目价值，争取相对于的资源是极为重要的。
1. 合理制定计划，更需恰当的控制节奏
路易十四把你抓为俘虏 ，要求你替他做一个计划 ，为他的城堡添加三个新地牢：
- 小的地牢很难设计（最快要12周），但是容易建 成（1周）
- 中等的地牢是典型的，设计（5周） ，施工（6周）
- 大的地牢容易设计（1周），但是很难建造（9周）
你是这个项目的项目经理 ，你有一个设计师和一个建筑师 ，但你的设计师不会建造而建造师不会设计。
你会怎么制定项目计划？
在做这个计划前，根据我的经验，最好还是重新检查一遍项目的任务分解情况 ，其中往往暗藏风险，一定要让你的项目是根据结果导向来反推工作事项，才能真正估算每一个结果的产出所需要的工作量。
正确的工作量预估 ，才能带来可行的项目计划。
所以，最直接的方式就是“物尽其用” ，根据工作量估算直接安排项目计划，每个人的工作看上去都安排很饱和。
但实际上 ，整个工程工期太长 ，资源消耗过多 。
既然老板们不同意，那我们就必须寻找更好的办法来压缩工期。
1.加班。
在项目范围不变的情况下，加班是一个压缩项目周期的途径 ，但很容易导致项目团队的氛围下降，进而引发质量的下降。
对于加班，我们先不去做过多的讨论 ，但我想强调的是：项目中要把握好节奏，只加有意义的班 ，而不以加班为乐。
2.加人。
加人这个办法只适合项目早期 ，而且是越早越好——这其实意味着要在项目的早期争取到更多的资源。
而在项目过程中 ，团队稳定才是关键的，往往不等于加人就可以压缩周期，甚至只会适得其反。
把新人直接塞进项目，多少情况下不是好的选择。
1个妈妈生一个宝宝要10个月 ，10个妈妈生一个宝宝，能不能是一个月？
还有一种办法 ，就是通过关键路径法。
既然造房子要先做好设计 ，那就可以把设计和建造的工作进行“分离”，先排出项目事项的优先级，说白了就是资源的投入顺序。
再找到一条完成整个项目最短可行的任务路径 ，这个叫做“关键路径”。
这个表，就很清晰的知道整个项目需要耗费的时间和资源，也很清晰的看到，什么时候什么资源应该投入项目。
也就是这每一个关键节点（里程碑）上都有真正的成功输出，管理好每一个关键节点，并准备好下一个节点的资源投入 ，项目总体的进度会比较有序可控 。
而且，这里有一个非常重要的工作——项目计划一定要实时更新 。
一个过时的计划表，等于项目没有计划。
2. 风险往往存在于不经意之间，一定要头脑清晰
假设一个公司有多个项目并行在展开，意味着全公司的资源能够交叉的完成的不同的项目，看上去多个项目在并行开展。
效率很高 。
但这种方法却是最难管理的，而且还带来额外的管理风险 。因为我们难以准确的估算每一个工作环节的工作量，也难以确保项目进度没有其他因素的占用时间——比如某一个技术难点带来的某个节点的时间延期 。
在这种交叉的项目环境下，项目非常容易失控。
很多时候 ，我们常能听到说并行开发，实际上是对整个资源的过度自信和对项目的认识不足 。看上去项目都启动了，但质量、进度难以保障。
同时干几件事情的美好愿望最终导致一系列的糟糕局面 。
四处救火的局面，应该尽可能的少发生 。一定要能学会找出项目最重要的事情 ，而少去干紧急的事情。
理论上来说，在项目进入到整个阶段 ，作为项目经理只需要定期检查里程碑的节点输出即可 。
在路易十四的项目中 ，如果你仔细再看这个表，你一定发现建筑工人有两周的空闲时间。
两周的时间，建筑工人无所事事 ，整天游手好闲——某一天路易十四巡视工地发现建筑工人睡大觉 ，还引起设计师的极大不满 。路易十四认为你的计划有问题 ，浪费资源。
所以他直接把资源调走，理由是 ：建筑师并没有完全被使用或者没有全情投入 。
你怎么办 ？
这个就叫项目风险。
所谓风险，就是不确定的事情 。你不能完全的规避风险 ，有些时候你还需要把一些风险利用起来推动项目的进展。
通常的做法是：在项目的开始阶段列出一个风险清单，提醒相关的人员注意可能的状况 ，防患于未然。
也就是 ，在项目过程有一项关键的节点，就是搞一个正式的仪式——召开一个项目启动会。讲清楚项目的价值、背景，需要的资源和进度，影响的范围以及可能的风险 。
把所有好的结果画一个大饼给所有人，把所有坏的局面讲清楚给所有人。
这个会上，不仅仅是传递信息，也是争取资源和权力的关键时刻。那些资源是必须保障的，那些事情是需要经过审批的 ，那些事情是需要注意，都需要讲清楚。
必须确保整个项目有一个完整的可行的规则。
如果你只想做个老好人，没有通过一个正式的仪式来获得相应的权限，这个项目会变成非常的难以推进。
首当其冲的就是需求的变更。
要知道牵一发而动全身，一个小小的变更 ，甚至会引发整个项目的范围、进度 、质量 、成本的大调整，甚至可能让整个项目处于一个分崩离析的状况。
六、期望与权力
任何项目都有一个特色，那就是项目之前群情激昂 ，至于过程和结果 ，有的怨声载道，有的劫后余生 ，万象丛生都很正常 ，越大的项目故事往往越多 。
在前述的文章里面 ，我从项目的环境，复杂的各方利益，项目的任务分解和任务进度的制定，多个角度分析和阐述了根本原因，这些诱因最终会在项目过程中成为无休止的变更，从而让整个项目陷入不可救药的局面 。
所以，需求的变动那是家常便饭，没有变更往往不正常，而变更的管理和文档的确实会进一步加剧这种现状 。
变更，分为两种类型 ，其一是完全不可控因素，既是未知的，也是不能改变的。
比如 ，公司的经营方向发生了改变 ，导致项目的预算被削减（增加），从而影响项目的进度 。特别是在创业型团队，老板临时改变注意 ，发现某个方向可能更有潜力，调转枪头也未可知 。
作为一个项目的负责人（执行者），在项目启动之后，唯一的使命就是促使项目成果，或者结束项目 。对未知和不可控的任何局面，都无需过多的投入精力。你能做的，就是管理那些可以被管理的内容。
那些内容是可以被管理的？（如何管理）
可控的需求变更 ，无非三大类：
- 没有细化清晰的项目需求
- 没有明确清楚的项目边界
- 存在设计缺陷的软件结构
深究起来会发现，在项目已经启动后，真正与客户直接相关的就是第二条，由于没有明确的项目边界，从而导致用户无休止的提出各种需求和变更。
而对需求本身的理解和软件的设计，则考验产品经理和整个团队对业务的理解 、把握和产品设计能力。这也是为什么我一再强调“用户故事”的原因 ，而这种变更则需要团队具备极强的消化能力 。
1. 建立完整的流程变更机制并严格遵守
项目管理 ，本质就是对过程的管理 ，也就是要有完备的流程和坚决的执行 ，通过流程来规避可能的风险。
所以，项目的第一件就是设立一个需求变更机制（如果你还记得之前谈到的项目启动会 ，项目经理一定要借助这个会议让项目的所有相关方知悉这个流程）。
这个流程有两个核心观念 ，也是你一定要能争取到的权力：
所有人都可以提出需求变更的请求，但只有一个需求的入口——这个入口必须是你，如果你争取不到这个权力，那整个项目一定会失控。任何都可以提出需求和变更 ，但你必须作为唯一的接口人和过滤器。
为此，你应该有足够的心里准备 ，你需要面对N多方的压力和“撕逼”。甚至 ，为了项目交付的这一终极目标，你需要有不惜得罪人的思想准备。越是大项目，越是牵涉多方的项目 ，风险和协调都会是指数级的放大。
只有当你具备这个权力的时候 ，你才能确保项目在预设的轨道上进行，也只有你才可以清晰的回答当前要做什么，能做什么 ，以及不能做什么 。
只有评审过的需求才可以被执行。
“不要接到需求就直接动手” 。这是项目的至理名言 。
你需要让整个项目团队，包括上至老板 、直到程序员 ，也包括外部的客户 ，都认同、理解并遵守一个基本原则 ，那就是程序员不直接接受任何非PM的需求 ，不接收任何非经过评审的需求——所有未经过评审的需求，只可讨论，不可执行，减少（避免）张嘴就来的非必要 、非紧急、非合理的无效变更。
切记：不是所有的需求都要接受，也不是所有变更都要立刻修改，一定要能敢于拒绝需求 。
作为产品经理 ，在需求变更收集上来之后 ，根据需求提出方的业务进行分析后，邀请需求方 、技术、设计和测试多个环节进行分析，从而判定需求对于项目的影响如何，确定是否接受变更并将变更排列优先级 。
但最终一定要你拍板，这是你需要争取到的第二个权力 。你不能最终决定一个需求的价值，对你而言，项目已经离失控不远了。
当然 ，你可以适当根据需求的范围大小，决定评审的范围，甚至可以决定需要告知的对象，这没有标准，需要灵活把握。
这里其实是有一个例外 ，那就是技术本身驱动的变更；比如有更好的实现方案可以带来性能的提升，这个情况，需要根据整体项目状况 ，结合技术本身的能力判断。
一定要争取到合适的权限范围，才可能有序的推进项目进程 。
2. 建立完善的文档管理机制并落实到位
俗话说“好记性不如烂笔头” 。
项目过程中，文档是极为重要的工具，虽然管理文档费时费力。对于产品经理（创业团队还是兼任项目经理）而言 ，一定要持续的追踪项目的所有需求文档，变更记录 。
一定要所有的文档，形成版本机制并同步到到团队的没有给成员，你可以借助一些在线工具来帮助你完成这项功能 。
要知道 ，但凡失控的项目里面一定有一条就是找不到需求的出路 ，不知道为什么要这么做 ，也不知道谁要求这么做 ，反正就是做了，然后谁也讲不清楚由来。
任何需求 ，都必须记录在案，甭管是否执行，需求的第一个动作就是备忘 ，第二步才是决定是否执行。一定要专人负责需求的梳理，跟踪和进度的反馈。
完整的需求变更记录文档将有助于你了解整个项目情况，包括执行的需求，被拒绝的需求，你需要一个“需求池”统一管理来自业务端、技术端的需求 ，并针对项目中出现的资源 、时间等因素可以合理的进行调配 。
3. 张弛有度，控制项目的节奏
你确定了规则 ，梳理好了边界，甚至也形成了流程 。下一步 ，你得控制好整个产品的推进节奏 ，合理的控制和调节需求、变更的优先级 ，以及资源的投放力度：什么时候该投入多少资源 ，什么时候该做什么事情，什么是关键路径，什么是关键角色，你必须门儿清 。你得想方设法让你的项目，在你所能控制的范围内进行，一旦超过边界，你可能需要启动后备资源予以干预，而且是在苗头开始之际 。
你所有的干预手段，预防机制 ，都是为了确保项目按照一定的规则和秩序推进；也只有基于可控的节奏，你才能确保整个过程的质量，以及最终交付的质量。当过程不可控的时候，往往结果会很糟糕 。
最后，一定要深刻的理解，需求是不断的演进和变化的，合理的规避不合理的变更方为上策。
有些时候 ，无论你怎样控制，由于市场的压力，总会碰到各种“无理”要求，如何看待这样的问题，就不是简单的控制问题了 ，这就需要更高的层面去权衡利弊 ，如果确实不值得，也只能放弃。
写在系列收尾处
产品经理作为引路人 ，就是尽可能的让不确定性的因素，变为确定的 ，可被执行的流程、方案。
不管你是否兼任“项目经理”的角色 ，在一个产品从0到1的过程里面，产品经理必须深刻的理解整个过程的艰巨，要能与团队一起致力于整个项目的成功 。
至此，本系列从项目和产品的概念出发，到项目环境的分析，以及对项目过程的几大巨坑一一做了阐述，也许你还需要一些工具，或者模板来提高项目过程管理的效率。
#专栏作家#
杜松，公众号：产品微言，人人都是产品经理专栏作家。专注于人工智能方向 ，擅长产品规划和架构设计。
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题图由作者提供
