采购进度管理制度：进度控制 、订单跟踪、进度跟催 、交期延误处理
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01 采购进度控制制度
02 订单跟踪管理制度
03 采购进度跟催办法
04 交期延误处理办法
05 紧急采购管理制度
采购进度控制制度
采购进度控制制度
第1章 总则
第1条 目的
为有效控制采购进度，保证物资供应，掌握采购时间 ，降低采购成本 ，特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于采购询价、采购订购、采购订单 、采购交期等整个采购作业环节的进度控制工作 。
第3条 权责划分
采购部为采购进度控制的归口管理部门，质量部、技术部、财务部、运输部 、生产部应尽职尽责地配合采购部执行具体采购进度控制工作。
第2章 采购进度事前控制
第4条 确定采购作业期限
采购部根据采购物资的重要程度、采购难易程度等因素确定采购作业期限。
1．与生产计划、销售计划关系密切的物资，采购部应综合公司使用物资时间 、供应商生产订单时间 、物资检验入库时间等因素，确定采购作业期限。
2．一般性物资 ，在不影响请购部门使用的前提下，采购部可自行决定采购进度。
（1）低值易耗办公用品在请购后的七个工作日内完成采购 。
（2）劳保用品在该用品的发放周期内完成采购。
第5条 确定交货期限
1．采购部在与供应商进行采购谈判时，应了解供应商的生产设备利用情况 ，请供应商提交生产进度计划及供货计划 ，预计供应商准备、运输、检验等作业所需的时间。
2．采购部在进行采购洽谈时，应与供应商达成交期违约共识，并在采购合同中得以体现。
第6条 确定运输期限
1．采购部在签订采购合同前，应与供应商确定合理的运输方式，合理规划运输事宜，保证物资按时交付。
2．具体的运输规划措施包括以下四项。
根据运输方式的适用情况，结合运送物资特点 ，选择使用的运输方式
当单一运输方式无法满足运输需求时 ，采购部应要求供应商将多种运输方式相结合
确定由本公司负责运输 、供应商负责运输还是采取外包运输的方式
采购部应做好运输投保或监督投保等工作 ，在规定时间内落实运输保险
第3章 采购进度事中控制
第7条 确定采购进度控制点
采购部应对采购询价谈判过程、订货执行过程 、采购交货过程和采购入库过程的进度进行控制。
第8条 采购订单跟踪
1．采购部控制采购询价谈判时间，保证以最短的时间完成询价谈判。
2．采购部应跟踪供应商生产过程，加强订单跟踪工作，了解供应商的生产效率或生产进度。
（1）如发生生产交期或生产数量变更，采购部应及时通知供应商 。
（2）为减少损失 ，生产部、质量部应尽量避免下达订单后的规格变更 。
第9条 掌握供应商备货进度
1．采购部应及时与供应商沟通，采用直接跟踪 、电话跟踪、网络跟踪等方式，了解供应商备货进度，避免出现交期延误或交期提前。
2．采购部一旦发现供应商的备货进度可能影响正常交货，应及时上报采购经理 ，采取相应措施 ，消除进度异常隐患。
3．如供应商需要支援 ，采购部应与技术部、质量部、生产部沟通，为其提供适当的技术、模具和材料支援 。
第10条 采购进度记录
1．采购部填写“采购进度控制表”，对采购进度进行控制。
2．采购部应对询价谈判过程花费的时间 、订购执行时间和交货时间进行记录。
第11条 采购物流进度控制
1．采购部选择正确的采购物流方式。
（1）大宗物资或长运输运物资可选择铁路运输和水路运输的方式。
（2）急需物资或短距离运输可选择汽车运输的方式
（3）长距离运输或少量 、急需物资可适用航空运输的方式 。
2．采购部在确定物流方式后 ，与运输部确定最佳运输路线 ，节省运输时间和运输费用。
3．采购部根据服务质量 、信用水平等标准选择承运商，保证物资能够安全、准时交付 。
第12条 验收、入库进度控制
1．采购部和质量部在对物资进行质量检验、办理入库时，应在保证质量的前提下，简化检验步骤、简化入库手续。
2．采购部对优秀供应商实施免检处理 ，减少验收入库时间 。
第4章 采购进度异常处理
第13条 分析采购进度异常原因
采购部根据“采购进度控制表”，分析采购进度延误的原因及延误事项。
第14条 拟定采购进度异常处理方案
采购部根据采购进度异常原因 ，明确采购进度延误责任部门或责任人 ，拟定采购进度异常处理方案 ，经采购经理审核、总经理（或其授权的管理者代表）审批后实施。
1．由于供应商原因导致的采购进度异常 ，供应商根据采购合同的约定承担相应责任 。
2．由于本公司运输部或承运商造成的采购进度异常，运输部或承运商承担相应责任，采购部及时与投保公司联系，办理理赔事宜 。
3．采购部、生产部、质量部的原因造成采购作业环节进度异常的 ，由相应责任人负责赔偿。
第15条 方案执行情况监督
采购部监督采购进度异常责任主体对处理方案的执行情况。
第5章 附则
第16条 本制度自颁布之日起实施，自实施之日起，原有相关制度即行废止 。
第17条 本制度由采购部制定，经采购总监审批通过后实施。
订单跟踪管理制度
订单跟踪管理制度
第1条 目的
为了促进采购合同或订单正常执行，满足企业物资需求 ，保持合理的库存量，确保企业生产经营活动正常进行 ，特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于企业采购部所有采购专员跟踪订单全过程工作。
第3条 职责分工
采购专员按采购订单所载明的物资、品名、规格、数量及交期等进行跟踪 。
第4条 采购订单跟踪的基本要求
采购订单跟踪的基本要求包括适当的交货时间 、适当的交货质量、适当的交货地点、适当的交货数量及适当的交货价格。
第5条 跟踪订单接受情况
向供应商下订单之后 ，采购专员需及时了解供应商接受订单的情况。
1．在采购活动中，供应商会因担心最终被淘汰而拒单时，采购专员应要求供应商在接受订单后，及时向企业提供接受回执。
2．在供应商难以满足本企业的采购要求时，采购专员应改变价格 、质量 、交期等条件，在满足企业基本要求的基础上，与供应商进行充分沟通达成共识 。
3．若供应商拒单，可以另选其他供应商 ，与供应商签订的订单要及时存单，以备后查。
第6条 跟踪订单处理情况
1．供应商接收订单后，采购专员应及时跟踪供应商订单处理状况 ，查看并确定供应商是否及时将订单安排生产或安排出货。
2．采购专员需审核订单无误后发给供应商 ，并要求供应商签字回传，其审核内容包括三点。
（1）熟悉订购的物资，确认名称、规格型号，数量，价格，确认质量标准。
（2）确认物资需求量，编制订单说明书。
（3）交期等要求表达清楚 。
第7条 供应商备料过程监控
1．采购专员应严密监控供应商需要加工的物资的备料过程 ，确保其按计划执行。
2．采购专员在监控过程中发现问题要及时反馈 ，需中途变更的应立即解决，不可延误时间。
第8条 供应商生产过程跟踪
订购物资需求紧急或需求减少时，采购专员应通过跟单减少企业损失 。
1．当订单物资需求紧急时 ，采购专员应立即与供应商协商，必要时可协助供应商解决疑难问题，确保物资的准时交付。
2．当市场滞销 ，对订单物资需求减少时 ，采购专员需尽快与供应商沟通 ，减少物资产量 ，或者协商是否可以延缓交货，必要时可以弥补供应商的损失 。
第9条 采购订单催促
1．存货是使供应商规定的时间送达物资 ，既保证生产供应、又有效降低库存。
2．采购专员在跟单催货作业时 ，可采用以下6种方法，如表所示。
3．如果供应商没有按时交货 ，采购专员应该采取以下措施 。
（1）联系供应商获得确切的交货时间,及时通知需求部门准确的到货时间。
（2）咨询技术人员、材料工程师等 ，看有无可替代材料。
（3）如果供应商交货超期或质量差，而且短期内无法改善的，采购部应该寻求其它供应货源或实施紧急采购作业。
第10条 供应商交货跟踪
采购部需严格对订单交付过程进行跟踪，确保物资质量满足企业要求。
1．供应商送货上门时，采购专员应会同质量管理部、仓储部等在现场按照订单对到物资的数量、单价、外观、质量等进行核查确认，合格后方可办理入库 。
2．企业在供应商处提货时，需先要求供应商将提货通知单传真给采购专员，采购专员及时联系运输部等相关部门对物资进行点收后，进行装车提货。提货过程应详细记录物资情况 ，作为付款结算的依据。
第11条 供应商交货后跟踪
1．在所采购的物资交付使用后 ，采购专员要求请购部门对物资做相应的标示 ，并对物资后续使用状况进行跟踪和记录。
2．采购专员应按订单交付情况，及时按照规定的支付条款对供应商进行付款，并联系财务办理结算业务。
3．如果物资在使用过程中出现质量问题 ，采购专员应根据可追溯性标记查找物资来源 ，并及时联系供应商解决。重大质量问题需报采购经理进行协调和处理 。
第12条 本制度由采购部制定，报经总经理审批后生效，修改 、废止亦同 。
采购进度跟催办法
采购进度跟催办法
第1章 总则
第1条 目的
为控制采购交期、合理控制库存，保证采购合同正常执行，特制定本办法。
第2条 适用范围
本制度适用于所有采购业务进度跟催准备 、实施及跟催工作考核等工作 。
第3条 权责划分
采购部为采购进度跟催的归口管理部门 。
第2章 采购进度跟催准备
第4条 编制采购进度跟催工作规划
采购部编制“采购进度跟催工作规划” ，送交采购经理审批通过后实施。
第5条 采购进度跟催工作规划内容
1．采购部在实施采购进度跟催前应完成以下准备工作。
- 确定交货日期及交货数量
- 了解供应商物料管理能力、生产管理能力、生产设备利用率
- 分析供应商提交的生产计划表
- 在采购合同中明确违约责任
- 明确替代物资采购渠道
2．采购部在实施采购进度跟催前，应对请购、采购 、供应商准备、运输和质量检验等各项采购作业时间进行合理规划，拟定采购进度时间控制表。
3．采购部在实施采购进度跟催前，应定期与供应商联系，掌握供应商动态信息。
第3章 采购进度跟催实施
第6条 订单及供应商供货跟催
1．采购部下单后 ，要求供应商在 个工作日内提供生产日程表 。
2．采购部应根据采购物资的重要程度，采取以下措施跟踪供应商原材料入库情况、供应商生产加工情况及成品入库情况 。
3．采购部应要求供应商每周向采购部提交进度报表 。
4．采购部应每日进行订单整理工作，并采用以下方法进行跟催。
（1）订单跟催
采购部可按以下方法对订单交期进行分析，提前一段时间进行跟催。一般订单可每周致电供应商一次，询问进度；距离交期不满十日的订单，应每隔三天致电供应商一次，询问进度；次日到期的订单，应于前一日致电供应商进行跟催 。
（2）定期跟催
定期跟催是指采购部在每周的固定时间将需要跟催的订单整理好，定期统一展开跟催工作 。
5．采购部根据采购进度跟催情况，填写“采购进度跟催单” 。
6．采购部如发现公司存在紧急缺货的情况 ，应立即联系供应商，保证物资供应
7．如供应商未能按时交货，采购部应立即采取以下措施，并向供应商发送“催货通知”。
（1）采购部立即联系供应商，明确确切的交货时间。
（2）采购部与请购部门联系，说明确切的交货时间 。
（3）采购部与生产部 、技术部、质量部沟通，研究是否可选用替代物资 。
（4）如有需要 ，采购部应实施紧急采购作业。
第7条 物资运输跟催
采购部实时跟踪物资运输过程，一旦发现运输过程延误 ，应及时与供应商或物流公司联系 。
第8条 物资验收跟催
1．采购部与供应商确认确切到货日期后 ，应通知质量部进行物资质量检验准备工作，保证质量检验工作及时开展。
2．质量部在检验过程中，如发现问题 ，应及时通知采购部，由采购部与供应商联系，协商处理方式。
第9条 物资入库跟催
采购部通知仓储部做好物资入库的准备工作，参与办理物资入库。
第10条 物资付款跟催
采购部应督促财务部按照采购合同规定的制度条款进行支付 。
第11条 文档 、资料归档
采购部应在采购物资入库后 ，做好采购订单 、供应商生产计划表 、生产进度表 、跟催单的归档工作。
第4章 附则
第12条 本制度自执行之日起，原“采购进度跟催办法”即行作废 。
第13条 本制度经总经理审批通过后，自 年 月 日起实施。
交期延误处理办法
采购交期延误处理办法
第1条 目的
为妥善处理供应商交期延误的行为，降低公司损失，特制定本制度 。
第2条 适用范围
本制度适用于采购交期延误的原因分析、拟定及实施处理方案、提出供应商交期延误预防及改善措施等工作。
第3条 职责划分
采购部负责与质量部、生产部、物资请购部门及供应商沟通，统筹管理采购交期延误事宜。
第4条 术语解释
供应商如出现以下情形之一的，即可归属为采购交期延误。
1．供应商未在采购合同规定的时间、地点准时交货。
2．供应商在交货期限满后 ，经采购部催促仍未交货的。
3．供应商在交货期满后，经采购部催促虽然交货 ，但采购物资不符合采购合同的规定
4．供应商因不可抗力因素导致不能按时交货的。
第5条 分析交期延误原因
采购部发现供应商未能按时交货时，应立即与供应商沟通，分析交期延误的原因，明确交期延误责任主体 。
（1）如造成交期延误的原因属于以下情形之一的，供应商承担交期延误的主要责任 。
生产状况方面
▲ 产能无法满足采购订单需求
▲ 生产技术水平落后 ，无法满足本公司要求
▲ 生产过程的重工率和不良率较高
▲ 生产计划安排欠妥
▲ 生产设备数量不足或设备过于陈旧
▲ 供应商内部出货检验不合格
生产管理方面
▲ 供应商无法掌握生产原材料数量及质量
▲ 生产进度管理不善
▲ 交期时间估计错误
▲ 出货文件错误
▲ 报价错误
▲ 供应商缺乏质量意识 、责任意识
供应商承担交期延误责任
（2）如造成交期延误的原因属于以下情形之一的，公司承担交期延误的主要责任。
采购流程方面
▲ 订单寄发失误
▲ 采购货款支付失误
▲ 对供应商的技术和产能调查不足
▲ 对品质要求不明确
▲ 未及时跟进供应商生产进度
▲ 频繁更换供应商
沟通协调方面
▲ 临时紧急订货，订单前置时间不足
▲ 临时更改产品设计 、新材料规格
▲ 品质要求未能详细说明
▲ 生产计划变更未及时通知供应商
▲ 采购双方没有审核进度
▲ 未对供应商提供必要的技术支援
第6条 拟定、实施交期延误处理方案
1．采购部经过与供应商、质量部、技术部、请购部门协商后，拟定切实可行的“交期延误处理方案” ，上交采购经理审核后，尽快与供应商达成共识，以便实施交期延误处理方案 。
2．因本公司原因导致的交期延误，采购部应协同技术部立即联系供应商，协助供应商解决问题。
3．因供应商原因导致的交期延误 ，采购部可采用以下方式解决 。
（1）采购部应供应商管理人员沟通，通过和平方式解决交期延误问题。
（2）采购部要求供应商继续履行采购合同，确定确切的交货期限。
（3）采购部通知供应商解除采购合同，要求供应商履行合同规定的赔偿责任 ，同时寻找可替代物资。
（4）采购部采取减少付款、更换等补救措施 。
（5）如需诉诸法律，采购部应搜集相关资料，咨询公司法律部或有专业律师诉讼解决。
第7条 供应商交期延误预防及改善
1．采购部统计经常发生交期延迟的供应商，减少与该供应商的合作次数，如需与之合作，应对其进行重点监控 。
2．采购部在发出订单后 ，应定期询问供应商进度，及时发现供应商在采购物资生产方面的问题。
3．采购部与供应商沟通过程中，如发现供应商出现诚信问题 ，应及时上报采购经理。
第8条 本制度由采购部制定 ，修改权、解释权归采购部所有 。
紧急采购管理制度
紧急采购管理制度
第1条 目的
为保证物资供应及时，避免影响公司正常的生产经营活动，特制定本制度 。
第2条 适用范围
本制度适用于紧急采购的申请 、审批、执行等工作。
第3条 职责划分
1．采购部负责审核紧急采购申请，组织、实施紧急采购活动。
2．财务部负责审核紧急采购申请及紧急采购合同，并按照采购合同的规定支付采购款项。
第4条 术语解释
紧急采购是指公司在生产经营紧急的情况下 ，来不及纳入正常采购计划而必须立即执行的采购活动 。
第5条 紧急采购申请条件
如出现以下几种情形之一，请购部门可申请紧急采购 。
1．生产部因缺少生产物资导致即将停工。
2．生产部因事故进行紧急抢修 。
3．市场环境发生重大变化 。
4．公司临时决定更换产品设计或生产工艺。
第6条 紧急采购审批
请购部门填写“紧急采购申请” ，在申请中列明采购物资的基本信息、进行紧急采购的原因，经请购部门经理签字批准后 ，交采购部或总经理审批。
1．紧急采购申请的物资价值在 万元以下的，由采购总监审批，审批通过后 ，交由采购部实施紧急采购 。
2．紧急采购申请的物资价值在 万元以下的，由总经理审批，审批通过后 ，交由采购部实施紧急采购。
3．低值易耗物资的紧急采购可由采购经理审批后 ，交由采购部实施，在紧急采购执行完毕后补办相关手续 。
第7条 紧急采购执行
采购部在执行紧急采购的过程中 ，应注意以下关键事项 。
1．为缩短采购周期 ，降低采购成本，紧急采购应多采取电子采购的方式，尽量不采取国际采购的方式。
2．采购部应从供应商档案中选择合作伙伴。
3．紧急采购应尽量使用先提货后付款的方式。
4．如因紧急情况，物资来不及进行质量检验时 ，应按照“紧急放行规定”执行，采购部对紧急放行规定执行过程进行监督。
第8条 紧急放行规定
1．采购部、质量部审批生产部提交的“紧急放行申请”。
2．质量部根据供应商以往物资质量检验情况对“紧急放行申请”进行审批，将审批通过的“紧急放行申请”转交采购部，采购部根据质量部的审批意见执行紧急放行工作 。
（1）对于物资质量不稳定的供应商 ，质量部可拒绝紧急放行申请。
（2）如紧急放行申请被驳回，采购部按照“物资质量检验制度”执行检验工作。
3．采购部对通过紧急放行的物资作出可追溯性表示，做好识别记录。详细记载紧急放行物资的数量 、规格、标识方法、供应商名称及供应商提供的证明。
4．质量部按照“物资质量检验规定”抽取样品 ，对样品进行优先检验，及时将检验结果通知生产部和采购部 。
（1）如抽样检验结果合格，生产部开始生产。采购部保留抽样，并协同生产部严格监督物资的加工、使用情况 ，如发现异常，应立即追回。
（2）如抽样检验结果不合格，采购部根据可追溯性标识和识别记录 ，将不合格样品追回。
第9条 本制度原则上每年更新一次，具体工作由采购部执行 。
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