合同管理小知识 ：合同的签订及履行，需要注意哪些要点？
——合同的签订 ，其实是一个系统工程
有些人比较重视“合同谈判” ，但谈判下来后，却不是很重视合同的签订，导致正式签订的那一份合同遗漏了很多重要条款。
有些人比较重视“合同条款” ，但合同签订后，却不是很重视合同的履行，导致合同的签订并没有带来商业利益 ，反而导致了很多纠纷和各种损失 。
有些人重视收集“合同范本”，但为了简洁简约 ，按个人理解大量删改各种合同条款，导致很多关键的合同条款缺失 ，甚至无法确认对方的主体资格，导致维权困难 。
可见 ，合同是一个“系统工程”，合同怎么签订、合同怎么履行、哪些关键条款要保留，都要兼顾，只有这样 ，才能确保合同符合双方利益 ，并顺利走完整个合同生命周期 ，让合同双方都能达到签约时的预期目标。
一 、合同怎么签订？
1.合同签订前的谈判、协商的情况 ，要写成合同的具体条款，落实到合同条款中。
（1）假设将款项出借给对方，双方约定有利息，那么合同中也要明确约定利息 。
如，“借款期间每月支付利息xxx元”；
又如 ，“借款期间每月支付利息，月利率为xx%”。
否则 ，如果没有约定利息，且无其他证据证明有利息的，可能会被裁判机关认定无需支付利息。
（2）假设将房屋出租给对方，双方约定租金递增，那么合同中也要明确租金递增的情况。
如，“每年递增xx%”；
又如 ，“租金每年递增6%，其中2020年1月1日至2020年12月31日期间的租金为50000元/月，2021年1月1日至2021年12月31日期间的租金为53000元 ；2022年1月1日至2022年12月31日期间的租金为56180元”。
否则，如果没有明确约定租金的递增情况 ，或者只有非常笼统的约定 ，可能导致双方就租金是否递增及递增标准出现纠纷，需要由裁判机关根据个案具体认定。
（3）假设一方向另一方采购产品，双方要约定产品的规格、标准、数量、交付时间 。
如，“甲方向乙方采购10万件N95口罩 ，口罩标准为XXXX（须有XXX认证），乙方分三批交付 ，第一批交付时间为xxxx年xx月xx日之前 ，第二批交付时间为xxxx年xx月xx日之前，第三批交付时间为xxxx年xx月xx日之前”。
2.合同的文本表述要准确、明确
（1）涉及到日期的，要尽量明确起止时间。
如，xxxx年xx月xx日至xxxx年xx月xx日，；
（2）涉及到金额的，要明确货币单位及金额 。
如 ，人民币XXX元（大写XXX元） ；
如，港币XXX元（大写XXX元）。
（3）涉及到多种事项 、服务 、规格的，最好是具体列举、逐一列举。
如 ，甲方为乙方提供XXX注册许可证咨询及服务，具体包括，辅导乙方注册XXX产品 、取得XXX注册证书及XXX生产许可证。
如 ，甲方为乙方供应XXXX薄膜，具体包括XXX规格（重量xxx千克） 、XXX规格（重量xxx千克）、XXX规格（重量xxx千克）。
3.合同的条款应当公平合理。
无论是作为合同甲方 ，还是合同乙方，条款的约定应当对双方“公平合理” ，且双方的权利义务也应当“基本平等”，否则一旦发生纠纷，条款明显“显失公平”的，一方有权请求撤销相关条款，导致相关条款被视为没有约定，由裁判机关根据“公平原则”具体确定。
比如，合同约定乙方违约要支付利息，但没有约定甲方违约要支付利息的，如果最终是甲方违约 ，此时乙方可以根据公平原则，请求按乙方的违约标准，诉求甲方支付相关违约金。
4.合同有“特定目的”，建议明确约定。
根据法律的规定，如果一方的违约行为导致“合同目的无法实现”，另一方可以提出解除合同。
但是，在实际的纠纷中 ，对于何为“合同目的”，双方往往各执一词 ，难以认定。为了避免这个情况，如有必要 ，可以明确约定合同的目的 。
比如 ，甲方向乙方采购的产品 ，是用于“2022年春节期间销售”，如乙方未能在XXXX年XX月XX日之前交付，甲方有权解除合同。
5.涉及到第三方，且需得到第三方同意的，合同签订前要取得第三方的明确同意 。
如，房屋租赁合同涉及到“转租” ，一般要取得出租人的同意 ，否则可能影响转租合同的效力。
6.涉及到相关资质 、政府审批的，合同签订前，要了解合同相对方是否已经获得相关资质和审批 ，且最好在合同中详细注明，并将相关资质和审批作为合同附件。
对于一些商业交易，比如提供金融类的业务 ，如果没有相关资质和审批，通常是不能自行开展的，否则有可能被认定合同无效 ，甚至有违法风险。
比如，双方签订承揽合同（或其他名称的合同、协议） ，甲方委托乙方拆解电气设备，甲方应当审核乙方是否具有“电工证”等资质。否则，如果乙方不具备电工证等相关资质，在拆解电气设备时遭遇爆炸 、烧伤等事故，此时即使合同约定乙方自负全部责任，由于甲方没有审核乙方的电工资质，存在“选任过失”，此时甲方也要对乙方的人身损害承担一定比例的赔偿责任，司法实践中可能高达80%，甚至更多。
再如 ，如果该拆解电气设备的业务，是A公司发包给个人B某，个人B某再委托没有电工证的C某实际施工，最终C某在施工中遭遇电气事故，导致受伤的，B某 、A公司由于存在选任过失，都需要对C某的受伤承担一定比例的赔偿责任（注，有可能是连带责任，也可能是B某承担赔偿责任，A某承担补充赔偿责任等）。
7.涉及到“相关证件”的，合同签订前，要了解合同相对方是否具有该证件，并在合同中详细注明 。
以“房屋租赁合同”为例，作为租赁物的“房屋” ，应当取得“建设工程规划许可证” ，至少应当在一审法院判决前取得，否则裁判机关可以认定房屋租赁合同“无效”。
在房屋租赁合同“无效”的情况下，虽然出租人可以请求裁判机关按双方约定的“租金标准”支付“占有使用费”，但出租人一般无法请求承租人支付合同约定的“违约金”、“违约责任”等 ，因为租赁合同无效 ，相关条款不产生约束力。
8.除了要重视“合同”本身，还要重视可能被视为“合同附件”，或者“合同补充”的相关材料。
如果双方在签约前 ，还签订了“意向书”、“合作协议”、“会议纪要” ，或者有其他往来函件 、电子邮件或微信的沟通记录……等，一方对另一方作出了明确承诺 ，但合同未明确约定这些承诺的 ，另一方可以依据相关材料，诉求一方兑现这些合同以外的承诺——除非双方签订的合同中，明确排除了这些情况 。
如果双方在签约后 ，又签订了“补充协议”，且补充协议修改了合同本身的约定 ，或者增加了合同的约定，此时补充协议具有同等甚至更优先的法律效力，也不能忽视。
9.合同以外的因素也要考虑 ，
（1）合同相对方是否有履行能力？
比如 ，合同相对方是一个公司，要看这个公司是否有稳定的收入现金流，是否稳健经营 ，而不能是一个具有“收入不稳定” 、“参保人数为0”，“未实质开展业务”、“刚成立不久”……等不利情况的“空壳公司”。
（2）合同相对方是否具有妨碍合同履行的法律风险？
比如，合同相对方是否有难以偿还的对外债务，是否正在被起诉，是否已经成为被执行人？这些都可以委托律师开展尽职调查，调查合同相对方的涉诉情况，做到心里有底 。
（3）合同标的，是否涉及知识产权方面的纠纷 ？
比如，合同交付的产品 ，是否存在仿冒他人商标、侵犯他人专利的情况，如果有 ，相关合同履行后，可能会遭到权利人的维权，导致合同无法正常履行。
10.合同相对方是否可以提供履约担保？
在合同履行周期较长，且对方履行能力存在不确定性的情况下，可以要求对方提供履约担保，比如对方提供本人名下房产 ，就合同履行设立“最高额抵押担保”；又如 ，对方提供担保人 ，对合同的履行提供“连带保证责任”等。
二、合同怎么履行？
（一）双方都要严格依照合同约定的条款履行各自的权利义务 ，双方可以定期确认合同的履行情况 。
涉及到“合同款项”的 ，对于付款情况、欠款情况，双方要定期对账——比如 ，双方可以定期签订《对账单》 、《合同款项支付情况确认函》等。
涉及到“施工进度”的 ，双方要定期确认施工进展情况——比如，双方可以定期签订《施工进度表》、《施工情况明细表》等 。
（二）一方履行合同出现违约时 ，另一方要及时提出异议，并保留提出异议的证据。
从便于举证的角度，可以使用EMS（注：通过EMS发函的，函件要一式两份，寄出一份，自己保留一份，且EMS的内件品名上要注明函件名称，并保留EMS回执原件） 、传真 、会议纪要等比较正式的方式提出，也可以使用双方认可的电子邮件、实名制的微信等可以留下痕迹的书面方式提出。
如果平时主要是使用“上门沟通、打电话、当面沟通、员工之间沟通”等无法留下痕迹的“口头沟通”方式，最好定期采取前述书面方式补一份较为正式 、便于举证的沟通记录。
（三）遭遇不可抗力、突发事件的，要及时通知对方 ，且要采取减少损失的措施
在遭遇不可抗力的情况下，根据法律规定，虽然可以免除履行不能的相关责任，但是前提是要通知对方，且要采取合理的减少损失的措施，而且在可以继续履行的情况下，在不可抗力消除后，还要继续履行合同。
（四）合同履行中，因对方违约遭遇损失的 ，要注意保留相关证据。
（五）合同履行中，因对方违约遭遇损失的，必要情况下要及时起诉 。
（六）合同需要解除的，要依法通知解除 ，或者起诉解除 。
三、哪些关键条款要保留？
（一）主体资格
主体资格，通俗地说 ，是指自然人的“身份证信息”（如姓名 、身份证号码，最好是身份证复印件），或者公司等主体的“工商登记信息”（如名称 、统一信用代码），以及其他主体的登记信息（如医院、学校、事业单位等）。
之所以要明确对方的主体资格信息，是因为双方一旦发生纠纷，需要向人民法院起诉时，法院会要求提供被告的主体资格信息，才能受理立案。
如果对方是自然人 ，但合同中只签了姓名（注：有些只签了一个“姓”，不知全名） ，但没有注明身份证号码，此时很难向法院直接起诉 。虽然在知道对方微信号的情况下 ，可以向法院申请律师调查令，调取对方的微信实名制信，但并非所有的法院在立案阶段同意出具调查令的。
如果对方是公司 ，但是无法查询到任何工商登记信息 ，说明该公司可能是其编造，无法直接起诉该所谓的“公司” ，可能要另行起诉相关个人。
综上，合同中要详细注明双方的主体资格信息，自然人要注明姓名 、身份证号 ，公司要注明名称 、统一信用代码等。
注：如果签订合同是某公司的员工 ，除了要审查该公司是否真实存在 ，还要核对该员工是否有该公司的授权或追认 。
（二）违约责任
合同中约定“违约责任”，可以增强合同的可操作性 。一是可以明确相关违约成本 ，防止对方动辄违约，二是一旦发生纠纷，在追究对方违约责任时比较容易计算，且有据可依，也更容易获得裁判机关的支持。
违约责任中 ，可以约定违约方要承担“律师费、担保费 、诉讼费、保全费 、交通费、公证费”等维权成本。此时，守约方可以诉求法院判决违约方承担“律师费”等相关维权费用。如果没有该特别约定，法院一般仅支持“诉讼费、保全费”等维权成本。
违约责任中 ，可以约定违约金的具体金额（比如 ，违约金人民币5万元），也可以约定违约金的计算方式（比如，违约金为每天支付合同金额的万分之五，即XXX元，最高不超过合同金额的30%） 。
违约责任中，可以约定守约方解除合同的条件及没收履约保证金 。比如，违约方拖欠款项达到30天的 ，守约方有权提出解除双方的合同，且不予退回保证金。
（三）纠纷解决
1.双方可以约定通过“仲裁”的方式解决双方的纠纷 ，但是需要注意仲裁条款的有效性 。
（1）双方应当明确选定某个仲裁机构，或者可以确定某个仲裁机构，否则可能会导致仲裁条款无效；
（2）双方不能同时约定仲裁和法院诉讼 ，否则会导致仲裁条款无效。
（3）约定有效的仲裁条款后 ，不得再向法院起诉，否则会被驳回。
（4）仲裁实行一裁终局 ，具有效率高 ，快捷解决纠纷的特点 ，但需要产生仲裁费等费用，一般比诉讼费用要高一些 。
2.双方也可以约定通过“法院诉讼”解决双方的纠纷，且可以明确约定管辖法院。
（四）签订地点 、时间
明确合同的签订地点、时间，有助于确定合同管辖，合同生效时间等 。
（五）送达地址
在合同沟通 、合同纠纷解决中，经常遇到“送达难”的问题 ，这往往是由于双方没有在合同中明确约定送达地址所致。
为了避免这种情况，双方可以在合同中明确约定相关“送达地址”，包括邮寄地址（含地址、电话、收件人、邮编等） 、电子邮箱、实名制的微信号、联系电话等。
在约定“送达地址”的情况下 ，相关合同沟通、正式的意思表示 ，都应当尽量向该送达地址作出，对方不得随意拒签 ，否则裁判机关可以视为已经送达。
如果没有约定送达地址 ，对方为自然人的，一般需要向其户籍地或经常居住地邮寄，但户籍地往往比较远，且可能无人签收 ，而经常居住地也可能比较难以查询。对方为公司的，一般需要向其工商注册所在地邮寄 ，但该地址可能只是一个专门用来注册公司的地址，或者不是对方的实际办公地址，导致邮寄送达不是很顺利 。
综上 ，可见合同的签订需要考虑众多因素，并不是拿到一份范本就可以万事大吉 。
作为合同签约方，既要重视合同条款本身，还要在合同签订前开展必要的调查，在合同签订后关注合同的动态履行等等 。只有给予充分、长期 、动态的关注，合同的相关风险才可以降到最低 ，帮助各方实现合同目的。
注：本文观点仅供参考 。
