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        广东多个高校与易臣签约OA办公系统,提效办公管理水平(广东易臣协同办公)

        近日,广东多个高校与易臣签约OA办公系统,积极利用互联网技术 ,持续推陈出新助力信息化改革 ,打造智能化、服务化、协同化的协同办公生态体系 。

        广东多个高校通过2022年一期项目智慧校园建设工程,已建成校园管理系统OA办公系统项目基础平台 。此次与易臣合作,易臣采用多种调研方式,包括现场座谈调研、电话调研 、线上调研等,通过详细深入的了解,确定了本次合作项目的拓展建设方向:

        在继承的基础上,充分考虑用户使用习惯,不因为新系统功能的升级而加大用户的使用难度。

        新系统做到操作简单  ,查询方便,界面简洁,提醒及时,扩展性佳、维护性好、安全性强、流程和报表可自由定制、办理节点清晰透明、功能模块强大易用、文件分类清晰、权限分配灵活、工作流程规范化 、智能化 、定制可视化、内外信息交流一体化,真正实现全流程无纸化办公 。

        高校OA办公系统亮点功能

        易臣为广东多个高校搭建办公OA系统,包括 :首页、个人工作台 、公文管理 、行政事务 、外出管理、公共信息、会议管理 、知识管理、等功能模块,支持移动客户端采用企业微信或手机扫码下载APP端后登录使用 ,实现随时随地完成各项单位业务审批办理。

        一 、办公首页

        集成统一入口 、统一待办、统一消息 、统一搜索 、统一用户管理的一站式工作平台 ,包含待办工作、已办工作、通知公告、消息中心、工作提醒、通讯录、日程安排等模块呈现。

        广东多个高校与易臣签约OA办公系统,提效办公管理水平(广东易臣协同办公)

        • 汇集所有已经集成的业务系统的待办 、已办等事项信息,方便统一管理需要处理的公文、文件、会议通知等工作;
        • 展示单位内部及其相关的公告信息 、新闻;
        • 以弹窗的形式向系统用户推送工作提醒、消息。
        • 提供个人日程管理功能,用户可以起草属于个人的事项 、日程安排或计划等 。

        二、个人工作台

        支持处理待办、待阅、起草文件,将用户具有起草权限的所有公文 、文件、审批单全部列在“起草中心”栏目下,用户可通过本栏目快速的启动各种业务处理流程。提供个人日常办公统计设置、界面设置 、外出授权设置功能,每个用户均可设置一个或多个文种办理文件时的常用意见词。

        广东多个高校与易臣签约OA办公系统,提效办公管理水平(广东易臣协同办公)

        三、办公审批

        1、公文管理

        支持学校各级职能部门公文全流程电子化管理 ,涵盖组织单位内部、跨组织间的公文收发 、交换。具备灵活、便捷、强大、安全等特点 ,支撑公文高效下达,让组织协作高效开展 。

        广东多个高校与易臣签约OA办公系统,提效办公管理水平(广东易臣协同办公)

        • 提供单位内部和对外公文的起草、编辑正文、上传附件 、审核、会签、签发、套红盖章 、打印 、发送文件等功能。
        • 提供单位内部进行文件传阅,包括发起申请、送待阅、查看阅文记录。
        • 提供公文归档功能,所有流程结束的文件将被归档到档案库中,可以建立收文文件、发文文件 、内部行文等分类。
        • 公文流转中集成MS OFFICE、WPS 、永中office等文本编辑软件 ,可通过键盘或手写进行批注、正文在线编辑 。

        2、督办管理

        督办工作是学校决策执行程序中必不可少的重要环节,可视化督办工作能有效确保学校重要工作事项得到坚决贯彻落实,协助组织提高督办工作效率、改变督办工作作风、强化督查工作标准 。

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        • 项目立项,实现督办单位重要督办事项的创建,审批管理。包括但不限于会议决议 、重点工作、领导直接交办 、公文督办等类型任务下发。
        • 任务分解 :任务承办人签收任务后可对任务进行进一步分解,同时制定详细的督办计划,指定相关事项具体负责人、计划完成时间 、计划目标等。
        • 督办提醒 ,系统将根据用户的响应时间向承办者、交办者及分管领导自动发起督办提醒 ,以保障决议执行高效。
        • 统计分析,提供丰富的统计分析数据报表 ,实现按事项办理状态、按类别、按部门 、按周期等方式汇总统计,实现穿透式查询。

        四、会议管理

        会议管理贯穿学校各类会议的前 、中、后期,贯通线上线下,提供“保姆式”会议组织流程,轻松解决会议室冲突会议进展不详、资料零散分布等问题,助力学校实现会议全流程智能化,进一步提高办会效率、降低办公成本 。

        广东多个高校与易臣签约OA办公系统,提效办公管理水平(广东易臣协同办公)

        • 会议室预订 ,结合日历呈现单位会议室预定情况 ,提供会议室的预定 、编辑预定记录等。
        • 报名通知,根据会议登记的信息发布会议通知,包括:会议名称 、时间、地点 、议题等内容,通过多种方式发放 ,如:门户发布、电子邮件、短信 、电话等。
        • 会议签到,提供如扫码、大屏等多种签到方式 ,所有人员参会情况一目了然,自动统计参会人数。
        • 会议记录,会后,由专人负责记录会议纪要并下达行动计划,各自负责人及时记录完整情况、完成比率并由督办人确认,保证会议决议的执行力度。

        五 、行政审批

        1 、用章管理

        通过“手机APP 智能终端”,对用印全过程闭环管理。以“安全”为基础帮助单位实现印章全生命周期管理,记录印章的用印记录,保留用印前、中、后文件以便日后追溯,强化安全与合规 。

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        • 用章申请,在系统发起公章申请 ,审批通过后由公章保管员在系统对公章外借进行登记
        • 用章台账,包含用章申请形成记录与系统其它流程形成的电子章用章记录。

        2、出国境

        随着国家对外开放与合作战略工作的不断推进 ,出国出境需求增大。在走出国门前 ,校园重要领导人都必须完成出国(境)审批手续的办理。

        广东多个高校与易臣签约OA办公系统,提效办公管理水平(广东易臣协同办公)

        • 包含干部出国境申请,系统化管理每一个出境人员的信息,整个流程变得更加简单高效 ,便于日后管理人员信息查询和管理出境人员信息 。
        • 护照使用申请,动态追踪护照的入库、借出、归还等情况,智能化监管让护照管理规范化 ,降低存管风险,可原件批量借用,移动审批早到手 。

        3 、值班管理

        实现全流程无纸化,提升学校教职工值班管理质效,用智能化 、信息化手段解决管理效率低 、质量差问题。通过收集值班信息灵活管理值班安排,根据历史业务自动排班 ,实现多个方案混合排班。

        广东多个高校与易臣签约OA办公系统,提效办公管理水平(广东易臣协同办公)

        • 值班排班,可根据需要按周、月进行排班,排班情况将通过短信、待办等方式发送给值班人员 。
        • 提供值班公示功能 ,在公示牌可以看到本周的排班情况 。
        • 提供值班登记功能,值班人员可以在系统填写值班情况,支持值班登记的修改、删除,支持上传值班照片等信息资料。

        4 、合同管理

        对合同进行体系化、动态化 、全流程地管理,从合同起草到签约流程发起、完成签署、合同执行的全周期管理,打造电子化、流程化的电子合同管理平台,有规范合同管理的同时 ,让合同管理更安全,更高效。

        广东多个高校与易臣签约OA办公系统,提效办公管理水平(广东易臣协同办公)

        • 提供合同管理模块,满足合同会审 、签订、合同款项申请、审批、支付等流程管理,提供二次开发接口 ,支持与其他系统联动 。
        • 支持上传合同电子版本或扫描件,合同看板可以实现合同从建立 、执行和完成全过程的监控。支持按权限、按查询条件检索合同,可通过报表统计合同的各项统计。

        六 、财务管理

        建立全面融合的费控管理体系,从全流程驱动到全面的集成功能,将多管控方案融合,达到预算与费用一体化的目的;同时,结合财务制度 ,通过借支管理 、条码管理、信用管理等扩展功能,完善费控管理体系。

        广东多个高校与易臣签约OA办公系统,提效办公管理水平(广东易臣协同办公)

        • 费用预支申请,提供费用预支功能,发起的费用预支通过审批后,直接发送给财务,支持财务付款审批完成资金支付流程即可。
        • 费用报销,系统提供费用报销流程,申请人在OA上申请费用报销,在OA系统上上传相关的报销材料,上传发票,进行费用报销的申请 、审批,最终完成费用的报销。

        七、办公用品管理

        对办公用品进行动态、可视化管理,实现从办公用品入库、领用 、变更、维修 、调拨、到报废处置的全过程闭环管理,帮助学校随时了解资产的状态情况 。结合管理场景,实现资产领用  、调拨、清理、变更、申请等全部业务流程审批。

        广东多个高校与易臣签约OA办公系统,提效办公管理水平(广东易臣协同办公)

        办公用品购买入库后,实现动态管理 ,实际使用与系统有差异 ,可通过盘点进行核实实际资产动态管理。

        • 支持手机扫码直接盘点
        • 支持指定部门或指定人员盘点
        • 支持全面盘点 ,也可抽查盘点
        • 可按资产不同分类下发盘点任务

        八、移动办公

        可选择独立APP【持安卓、ioses操作系统】或者接入企业微信。

        应用价值

        得益于科学的思想指导、优秀的架构设计 、合理的功能规划,采用当前主流设计理念及技术,广东多个学校校园管理OA办公系统实现功能性能全面提升,易臣从功能、性能、易用性及系统安全等各方面为学校提供一个更高效 、更人性化的校园办公自动化系统。

        广东多个校园办公平台的拓展建设 ,加快学校信息化、数字化、一体化办公进程,逐步改善落后办公条件和工作理念,切实提升各单位、部门之间协同工作能力,优化办公流程,提高办公效率,降低行政成本。

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