公文管理规范

1.0 目的

为使XX集团（以下简称"公司"）的公文管理工作规范化、制度化、科学化，

提高公文处理的效率
、质量，同时做好公文传达、落实的督促检查工作
，提升执行力，结合本公司实际情况
，特制定本制度。

2.0 范围

本制度适用于公司各部门
、各分支机构所有公文的管理。

3.0 职责

3.1行政人事部：负责公司各部门、分支机构各类公文的收集、整理、保管和本制度的执行

。

3.2监察部

：负责本制度执行情况的监督
。

4.0 公文管理规范

4.1常用公文种类

4.1.1决议。适用于会议讨论通过的决策事项。

4.1.2决定
。适用于对重要事项做出决策和部署
、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销部门、分支机构不适当的决定事项。

4.1.3公报
。适用于公布重要决定或者重大事项。

4.1.4公告。适用于公司内外宣布重要事项
。

4.1.5通告
。适用于在公司所辖范围内公布应当遵守或者周知的事项，主要用于有关部门开展业务工作需要
。

4.1.6意见
。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4.1.7通知。适用于转发上级单位的公文
，批转部门、分支机构的公文；发布规章
；传达要求各部门、分支机构办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项
。

4.1.8通报。适用于公司内部表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

4.1.9报告。适用于向政府机关及上级组织机构汇报工作、反应情况
、回复政府机关及上级组织机构的询问。

4.1.10请示。适用于向政府机关及上级组织机构就有关事项请求指示、批准。

4.1.11批复
。适用于答复下级部门或人员的请示事项。

4.1.12议题
。是有提按案权的部门或个人提交会议讨论的方案、建议。适用于各部门、各分支机构按照 程序向总经理办公会、常务会、专题会或者向上一级组织机构办公会
、专题会提请审议事项。

4.1.13函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批。

4.1.14纪要
。适用于记载会议主要情况和议定事项
。

4.1.15 意见
。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4.2专用公文种类

备忘录、意向书、协议书

、合同书

、调查报告、广告书
、说明书

、请柬、贺词
、新闻稿、启事。

4.3公文用纸幅面尺寸、版面及印制装订要求

4.3.1公文用纸
：幅面采用国际标注A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

4.3.2页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm
，版心尺寸

为156mmх225mm。

4.3.3字体和字号
：如无特殊说明
，公文一般用3号仿宋体字
。特定情况可以作适当调整。

4.3.4行数和字数
：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心
。特定情况可以作适当调整
。

4.3.5文字的颜色
：如无特殊说明
，公文中文字的颜色均为黑色
。

4.3.6制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划
，尺寸标准
，版心不斜，误差不超过1mm。

4.3.7印刷要求：双面印制；页码套正
，两面误差不超过2mm。印品着墨实、均匀
；字面不花、不白
、无断划
。

4.3.8装订要求
：公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm。

骑马订或平订的公文应当：

4.3.8.1订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处。

4.3.8.2无坏钉

、漏钉、重钉

、钉脚平伏牢固
。

4.3.8.3骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

4.3.8.4包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

4.3公文格式各要素编排细则

公文一般由份号、版头

、密级和保密期限
、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题
、主送单位、正文
、附件说明、发文单位署名、成文日期
、印章、附注

、附件
、抄送单位、印发机关和印发日期
、页码等部分组成
。

4.3.1公文格式各要素的划分 4.3.1.1一个完整的公文分为版头
、主体和版记。

4.3.1.2公文首页红色分隔线以上的部分称为版头
；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

4.3.1.3版头
、主体和版记均位于版心之内，页码位于版心之外。

4.3.2公文格式各要素的编排细则

4.3.2.1版头：一般包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号

、签发人等要素
。

4.3.2.1.1份号：公文印制份数的顺序号
。涉密公文应当标注份号。一般用6位3号阿拉伯数字，顶 格编排在版心左上角第一行。

4.3.2.1.2密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度及《保密管理制度》中相关条款分别标注"绝 密"
、"机密"、"秘密"和保密期限。一般用3号黑体字
，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。文件秘密等级和保密期限，由发文单位签发人根据文件内容确定。

4.3.2.1.3紧急程度
：公文送达和办理的时限要求
，根据紧急程度，紧急文件应当分别标注"特急"、"加急"
。一般用3号黑体字
，顶格编排在版心左上角

；如需同时标注份号
、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限
、紧急程度的顺序自上而下分行排列


。收文部门收到紧急文件后，须立即转呈收文人，不可延误
。非紧急文件，在此处标示可省略
，收文部门按正常要求时限传递。

4.3.2.1.4发文标志：由公司全称或者规范化简称加"文件"二字组成，也可以使用公司全称或者规范化简称

。发文标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm,一般用小标宋体，颜色为红色
，以醒目
、美观、庄重为原则
。联合行文时，如需同时标注联署发文单位名称，一般应当将主办单位名称排列在前；如有"文件"二字
，应当置于发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排布。

4.3.2.1.5 发文字号：由公司代字、部门代字
、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。一般采用3号仿宋体字，编排在发文标志下空二行位置，居中排布
。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号"〔 〕"括入；发文顺序号不加"第"字，不编虚位（即1不编为01）

，在阿拉伯数字后加"号"字。上行文的发文字号居左空一字编排
，与最后一个签发人姓名处在同一行
。

4.3.2.1.6签发人
：上行文应当标注签发人姓名。一般由"签发人"三字加全角冒号和签发人姓名组成
，居右空一字，编排在发文标志下空二行位置
。"签发人"三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐
。

4.3.2.2主体：一般包括标题
、主送单位、正文、附件说明
、发文单位署名
、成文日期

、印章、附注、附件等要素。

4.3.2.2.1标题：由公司名称
、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分割线下空二行位置，分一行或多行居中排布
；回行时
，要做到词意完整
，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形
。

4.3.2.2.2 主送单位

：公文的主要受理单位
，应当使用单位全称
、规范化简称
。一般用3号仿宋体字编排于标题下空一行位置
，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。

4.3.2.2.3正文：公文的主体，用来表述公文的内容
。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字编排位于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字
，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用"一"、"（一）""1.""（1）"标注
；一般第一层用黑体字
、第二层用楷体字

、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.3.2.2.4 附件说明
：公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排"附件"二字，后标全角冒号和附件名称
。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如"附件
：1.χχχ"）；附件名称后不加标点符号
。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

4.3.2.2.5发文单位署名：署发文单位全称或者规范化简称。

4.3.2.2.6成文日期：署会议通过或者发文单位负责人签发的日期
。联合行文时，署最后签发的日期。用阿拉伯数字将年

、月、日标全
，年份应标全称

，月
、日不编虚位（即1不编为01）如
：2014年4月1日。

4.3.2.2.7印章
：公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文可以不加盖印章。

4.3.2.2.7.1加盖印章的公文。

4.3.2.2.7.1.1成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章
。

4.3.2.2.7.1.2单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文一行之内 4.3.2.2.7.1.3联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正
、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐
、互不相交或相切
，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文一行之内
。

4.3.2.2.7.2不加盖印章的公文

4.3.2.2.7.2.1单一机关行文时，在正文下空一行右空二字编排发文单位署名
，在发文单位署名下 一行编排成文日期
，首字比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发文单位署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文单位署名右空字数。

4.3.2.2.7.2.2联合行文时，应当先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次向下编排
。

4.3.2.2.7.3加盖签发人签名公章的公文

4.3.2.2.7.3.1单一单位制发的公文加盖签发人签名章时，在正文下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务
，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

4.3.2.2.7.3.2联合行文时
，应当先编排主办单位签发人职务
、签名章，其余单位签发人职务、签名章依次向下编排
，与主办单位签发人职务
、签名章上下对齐；每行只编排一个单位的签发人职务、签名章

；签发人职务应当标注全称。

4.3.2.2.7.3.3签名章一般用红色
。

4.3.2.2.7.3.4特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距
、字距的措施解决。

4.3.2.2.8附注
：公文印发传达范围等需要说明的事项。一般使用3号仿宋体字
，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

4.3.2.2.9附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。

4.3.2.2.9.1附件应当另面编排，并在版记之前
，与公文正文一起装订。"附件"二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文

。

4.3.2.2.9.2如附件与正文不能一起装订
，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其 后标注"附件"二字及附件顺序号。

4.3.2.3版记：一般包括抄送单位
、印发单位和印发日期等要素。

4.3.2.3.1版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽
，首条分隔线和末条分隔线用粗线（高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合
。

4.3.2.3.2抄送单位：除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称。

4.3.2.3.2.1如有抄送单位，一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行
、左右各空一字编排。"抄送"二字后加全角冒号和抄送单位名称
，回行时与冒号的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

4.3.2.3.2.2如需把主送单位移至版记，除将"抄送"二字改为"主送"外，编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位置于抄送单位之上一行
，之间不加分隔线
。

4.3.2.3.3印发单位和印发日期：一般用4号仿宋体字
，编排在末条分隔线之上

，印发单位左空一字，印发日期右空一字
，用阿拉伯数字将年、月、日标全
，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为 01），后加"印发"二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发单位和印发日期用一条分隔线隔开。

4.3.2.4页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下
，数字左右各放一条一字线

；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字
，双页码居左空一字
。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

4.3.2.5公文中的横排表格
：A4纸型的表格横排时

，页码位置与公文其他页码保持一致
，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

4.3.2.6公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等
，按照有关国家标准和规定执行。

4.3.2.7公文的特定格式

4.3.2.7.1信函格式

4.3.2.7.1.1发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称
、居中排布
，上边缘至上页边为26mm
，一般使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

4.3.2.7.1.2发文单位标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细）
，距下页边20mm处印一条红色双线 （上细下粗）
，线长均为170mm，居中排布
。 4.3.2.7.1.3如需标注份密级和保密期限
、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号
、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列
，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

4.3.2.7.1.4发文字号顶格局版心右边缘编排在第一条红色双线下
，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

4.3.2.7.1.5标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

4.3.2.7.1.6第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

4.3.2.7.1.7首页不显示页码。版记不加印发单位和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方
。

4.3.2.7.2纪要格式

4.3.2.7.2.1纪要标志由"XXXXX纪要"组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，一般使用红色小标宋体字
。

4.3.2.7.2.2标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排"出席"二字，后标全角冒号
，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名
，回行时与冒号后的首字对齐

。

4.3.2.7.2.3标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将"出席"二字改为"请假"或"列席"外，编排方法同出席人员名单
。

4.3.2.7.2.4纪要格式可以根据实际制定
。

4.4行文规则

4.4.1行文应当确有必要
，讲求实效，注重针对性和可操作性，做到及时

、准确、安全
。

4.4.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的上级领导或相关单位

。

4.4.3向上级单位行文，应当遵循以下规则
：

4.4.3.1原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位
，不抄送下级单位。

4.4.3.2各分支机构的下属科室向上级分管领导请示、报告重大事项
，应当经本各分支机构的负责人同意或授权；属于领导职权范围内的事项应当直接报送上级分管领导。

4.4.3.3下级单位的请示事项，如需以分管领导名义向上级单位请示

，应当提出倾向性意见后上报，不 得原文转报上级单位

。

4.4.3.4请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹请示事项。

4.4.4向下级单位行文，应当遵循以下规则
：

4.4.4.1主送受理单位
，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位
。

4.4.4.2总公司行政人事部根据董事会
、总经办授权
，可以向下级单位行文
，需经董事会、总经办审批的具体事项，经董事会、总经办签批同意后可以由行政人事部行文，其他分支机构不得向下级单位发布指令性公文或者在公文中向董事会
、总经办提出指令性要求。

4.4.4.3涉及多个分支机构职权范围内的事务
，分支机构之间未协商一致的，不得向下行文
；擅自行文的，上级单位应当责令其纠正或者撤销。

4.4.5同级单位与其他同级单位必要时可以联合行文。

4.4.5.1公司各分支机构之间原则上不互相行文
，确有事情需要跨部门、分支机构联络的，应使用内部联络单解决事项。

4.4.5.2公司内设各分支机构除行政人事部外不得对外正式行文。

4.5公文拟制

公文的拟制包括公文的拟稿、审核

、签发等程序
。

4.5.1拟稿
：非公司各分支机构业务范围的综合性重要文件，由行政人事部拟稿；凡内容属各分支机构业务范围内的文件，由各分支机构拟稿
；相关分支机构联合行文
，由主办分支机构拟稿

。

4.5.1.1行文要完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

4.5.1.2一切从实际出发，分析问题实事求是
，所提政策措施和办法切实可行。

4.5.1.3文种正确，格式规范。

4.5.1.4深入调查研究
，充分进行论证，广泛听取意见

。

4.5.1.5公文涉及其他分支机构职权范围内的事项，拟稿单位必须征求相关分支机构意见
，力求达成一 致。

4.5.1.6总经理应当主持
、指导重要公文的拟稿工作。

4.5.2审核

：公文文稿签发前，应当由发文单位总经办进行审核。审核的重点是
：

4.5.2.1行文理由是否充分
，行文依据是否准确
。

4.5.2.2行文是否完整准确体现发文单位意图

；是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行
。

4.5.2.3涉及有关分支机构职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

4.5.2.4文种是否正确，格式是否规范；人名、地名
、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字
、数字

、计量单位和标点符号等用法是否规范
。

4.5.2.5其他内容是否符合公文拟稿的有关要求。

注：需要发文单位审议的重要公文文稿，审议前由发文单位总经办进行初核。

4.5.2.6经审不宜发文的公文文稿，应当退回拟稿单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的
，由拟稿单位修改后重新报送。

4.5.3签发：公文应当经公司总经理审批签发。重要公文由公司董事长签发
。

4.5.3.1与董事会有关的文件
，由董事长签发。

4.5.3.2总经理核心团队成员的任免、目标经营责任书，由董事长签发。

4.5.3.3与股东有关的文件
，由股东大会授权人签发。

4.5.3.4总公司行政人事部根据董事会、总经办授权制发的公文，由董事长

、总经理签发。

4.5.3.5签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期
；签阅或者签名的，视为同意。

4.5.3.6联合行文情况
，由联合行文分支机构负责人会签后
，再报送分管领导签发。

4.6公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档

。

4.6.1收文办理

收文办理指收到公文后的办理过程
，包括初审、登记、签收、承办
、传阅、催办、答复等程序
。

4.6.1.1初审：行政人事部对收到的公文应当进行初审
。初审的重点是
：是否符合行文规则
，文种
、格式是否符合要求，涉及相关分支机构职权范围内的事项是否已经协商
、会签，是否符合公文拟稿的其他要求经初审不符合规定的公文
，应当及时退回来文单位并说明理由。

4.6.1.2签收：行政人事部行政专员对收到的公文应当逐件清点，核对无误后在发文单位的《发文登记表》上签字确认。

4.6.1.3登记
：行政人事部行政专员对公文的主要信息和办理情况等记录在《公文签收登记表》上。

4.6.1.4承办：是指对来文的事项进行传阅（转发）、请示
、处理、落实等
。报送至公司的文件（包括外部文件）由行政人事部行政专员填写《拟稿纸》或《公文处理单》逐级审批处理。

4.6.1.4.1行政人事部行政专员应当根据公文内容
、要求和工作需要确定范围后及时将所收文件分送相关单位或分管领导、总经理、董事长阅示。

4.6.1.4.2若遇承办人或阅件人出差或其他情况，在没有授权的情况下行政人事部行政专员应当及时电话汇报情况，根据承办人或阅件人口头指示予以表达
，但事后须提请承办人或阅件人追加签字确认。如有授权
，则由被授权人履行职责
。

4.6.1.4.3送领导批示或交有关部门办理的公文，行政人事部行政专员要负责催办
，承办人或阅件人应在限定时间内办理完毕并反馈行政人事部，以备查阅
。公司公文办结时限的要求
，按以下规定办理：

4.6.1.4.3.1一般公文：行政人事部行政专员在签收时刻起24小时内转呈有关领导、承办人或阅件人须在收到转呈公文后1日内做出批复（对下级的书面请示等批注意见、答复）
。

4.6.1.4.3.2加急公文

：行政人事部行政专员应在签收时刻起4小时内转呈有关领导，承办人或阅件人须在收到转呈公文后4个工作小时内做出批复或反馈。

4.6.1.4.3.3特急公文：行政人事部行政专员在签收后立刻转呈有关领导，承办人或阅件人须在收到转呈公文后即时做出批复或反馈
。领导批复后，加急公文和特急公文需即刻反馈来文单位，一般公文应在批复后当日予以反馈。

4.6.1.4.3.4其他文件：考虑到公司实际情况，公司范围内的往来行文包括但不仅限于该公文种类， 对于公司专有文本如各种审批单
、签阅表等涉及签批的文件
，亦受有关转呈和办结时限的限制。

4.6.1.5传阅：行政人事部行政专员应根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

4.6.1.6催办

：监察部部长及分管领导要及时了解掌握公文的办理进展情况

，督促承办分支机构按期办结。当办理事项工作进度与时间不匹配或已到期未完成的

，应转入专项督查督办。紧急公文或者重要公文应当由总经理指定专人负责催办。

4.6.1.7答复：行政人事部行政专员对于公文的办理结果要及时答复来文单位
，并根据需要告知相关单位。

4.6.2发文办理

发文办理一般包括复核、登记、印制
、盖章、核发等程序。

4.6.2.1复核：行政人事部行政专员对已经领导签批的公文，在印发前应当对公文的审批手续、内容、文种
、格式等进行复核；需作实质性修改的
，应当报原签批人复审。

4.6.2.2登记：行政人事部行政专员对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载 在《拟稿纸》上

。

4.6.2.3印制：行政人事部行政专员必须确保公文印制的质量和时效

。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制

。

4.6.2.4盖章：以公司名义行文的
，由行政人事部印章管理员负责盖章并将盖章公文的主要信息记载在《盖章目录》上
。

4.6.2.5核发：公文印制完毕

，行政人事部行政专员对公文的文字
、格式和印刷质量进行检查
。公文发送必须使用《发文登记表》，对公文的主要信息和办理情况进行详细记载
。公司公文办结时限，按以下规定办理：

4.6.2.5.1文件签批后应在1小时内完成印制
、盖章。

4.6.2.5.2文件印制、盖章后应在1小时内发送至相关单位或相关领导（收文单位或相关领导不在统 一办公地点的可先传真、电子文件发送）。

4.6.3涉密公文应当通过机要交通
、邮政机要通信
、或者收发单位机要收发人员进行传递

。

4.6.4整理归档
：需要立卷

、归档
、销毁的公文及有关材料
，按照《档案管理制度》规定
，及时收集齐全、整理归档
。

4.7公文管理

4.7.1各分支机构应当建立健全单位公文管理规范
，确保管理严格规范，充分发挥公文效用
。

4.7.2公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后
，应当按照所定密级严格

管理
。绝密级公文应当由领导指定专人管理
。公文的密级需要变更或者解除时，由原确定密级的领导决定。

4.7.3复制、汇编机密级
、秘密级公文，按照《保密管理制度》所涉及条款执行

。绝密级公文一般不得复制、确有工作需要的，应当经公司分管领导批准
。复印

、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注
。

4.7.4公文的撤销和废止，由发文单位根据职权范围和有关法律法规决定
。公文被撤销的，视为自始无效
；公文被废止的
，视为自废止之日起失效。

4.7.5涉密公文应当按照发文单位的要求进行清退或者销毁。

4.7.6分支机构合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时
，全部公文经整理后按照规定应移交 行政人事部管理。员工调离工作岗位时，应将本人暂存
、借用的公文予以移交
、清退。

4.7.7因工作需要接触到"绝密"、"机密"级公文的人员，必须严格按照《保密管理制度》中相关条款执行
。任何人不得复印
、摘抄"绝密"
、"机密"级公文。

4.7.8绝密公文只能打印一份

，发送"绝密"级公文，必须由起草人送有阅文资格的人员即时签收阅览、即时收回。机密
、秘密公文按审阅人数打印，发送"机密"、"秘密"级公文，原则上由收文者本人签收，本人不在时，可由其指定的专人代收，但必须由阅文资格的人或其指定人员妥善保管。

4.7.9公文的立卷、归档和销毁按照《档案管理制度》执行。

4.8奖惩办法

4.8.1对执行本制度不力的
，公司将视情况按《奖惩制度》、《绩效管理制度》等进行惩处。

4.8.2如发生泄密事件，给公司造成损失者，公司除按4.8.1进行惩处外，还将依法追究法律责任。

4.8.3对执行本制度取得显著成绩者
，公司将视情况按《奖惩制度》、《绩效管理制度》进行表彰。

5.0 公文管理流程

5.1公文的收文流程：

承办部门拟稿并填写《拟稿纸》→承办单位负责人审核签名→收文单位签收登记→分送相关负责人及分管领导审核
、批示→按照批示送交承办单位按期处理→收文单位催办并将结果答复来文单位→行政专员收回来文并归档。

5.2公文的发文流程
：

承办部门拟稿并填写《拟稿纸》→承办单位负责人审核签名→交分管领导会签→交总经理批示→行政专员编写文号
、用印

、分发、存档。

6.0 其它

6.1本制度最终解释权归公司行政人事部。

6.2本制度自20XX年8月1日起试行二个月


，试行结束后如无修订版颁布，则自动形成正式版。

6.3自本制度试行之日起
，公司与《公文管理规范》相关的原有管理条款自动失效。

7.0 附录。

7.1《上行文示例》TT-GW-029-01

7.2《平行文下行文示例》TT-GW-029-02

7.3《信函格式首页示例》TT-GW-029-037.4《信函格式末页示例》TT-GW-029-04

7.5《会议纪要》TT-GW-029-05

7.6《内部联络单》TT-GW-029-06

7.7《拟稿纸》TT-GW-029-07

7.8《公文处理单》TT-GW-029-08

7.9《公文签收登记表》TT-GW-029-09

7.10《公文流水登记表》TT-GW-029-10

7.11《发文登记表》TT-GW-029-11

7.12《盖章目录》TT-GW-029-12

7.13《公文销毁申请表》TT-ZH-GW-13