管理制度及规范

第140篇

品质会议管理制度

1.总则

1.1制定目的

为规范品质会议管理，健全品质沟通管道，特制定本制度。

1.2适用范围

本公司品质管理的各项会议，除遵照公司有关会议规定外
，依照本制度处理。

1.3权责单位

（1）品管部负责本制度规定
、修改
、废止之起草工作。

（2）总经理负责本制度制定、修改、废止之核准
。

2.品管会议规定

2.1会议类别

品管会议可分为例行性会议与临时性会议两大类别
。

2.1.1例行性会议

公司品管例行性会议有：

（1）年度评审会议

进行品质管理体系评审
，确认是否持续有效地运行；讨论确定公司年度目标
、策略


。

（2）内部稽核会议

组织品质稽核小组对品管体系运行状况作定期稽核，分为起始会议与结束会议
。起始会议作稽核前说明
，结束会议作稽核报告
。

（3）月度品管会议

对上月品质状况作检讨，就重大品质事项达成决议
，制定次月品质管理的各项工作计划
，是本公司最重要之工作会议之一。

（4）改善提案委员会会长

对改善提案及其成果进行评估，评选优秀提案，并制定次年度改善提案工作推行目标
、计划。

（5）QCC推行委员会会议。

对QCC活动进行总结，并制定次年度QCC活动推行目标与计划。

（6）QCC成果发表会

由各QCC发表推行成果
，QCC推行委员会进行评审
，表彰优秀的品管圈
。

（7）周品质检讨会

对上周品质状况作检讨，及时解决品质问题，落实月度品管会议与计划，确保达成品质目标。

2.1.2临时性会议

临时性会议由总经理
、管理者代表或品管主管依需要建议召开，一般召开时机有：

（1）发生重大客户抱怨或退货时
。

（2）制程重大品质问题发生时
。

（3）供应厂商发生严重品质事故时。

（4）发生严重违反公司品管体系的重大事件时。

（5）重大品质贡献
，突破或其他需大力表彰或宣导事件发生时
。

（6）其他必要时机。

2.2会议管理规定

除遵照公司有关会议管理的规定之外
，还应遵照下列规定处理。

2.2.1一般原则

（1）例行性会议如已规定具体会议时间，则不另行通知；如未规定具体会议时间
，应提前两天以上通知各参加人员。

（2）例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知各参加人员
。

（3）临时性会议原则上应至少提前一小时通知参加人员。

（4）会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者，事先须向主持人或会议主席请假

，并取得许可，原则上还须派代理人出席。

（5）会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资料、数据、样品等）
，并做好工作安排
。

（6）主持人应控制会议时程
，尽量在规定时间内结束会议
。

（7）会议决议的落实实施情况，由会议主席指定人员追踪
，并作为下次会议追踪议题之一。

（8）会议应有会议记录，并依规定分发相关人员。

2.2.2会议记录

（1）由会议主席指定参加人员中的一个人担任会议记录工作，必要时
，也可安排一名非指定之参会人员作记录工作（如助理或文书）
。

（2）重要会议的会议记录，经会议主席签认后，复印分发或传阅参会人员或相关人员。

（3）对会议决议涉及的具体工作安排，须确认追踪结果，由会议记录者填写《决议事项追踪表》
，并作追踪工作。

3.月度品管会议实施办法

[注]其他例行性会议可参照制定实施办法
。

3.1会议的目的

（1）总结检讨上个月的品质状况。

（2）就重大品质事项达成决议
。

（3）制定次月品质管理的各项工作计划。

3.2参会人员

（1）会议主席

总经理担任会议主席，总经理无法出席时，由其职务代理人担任会议主席。

（2）主持人

管理者代表担任会议主持人，其无法出席时
，由品管主管担任主持人。

（3）参加人员

副总经理、总工程师、各部门主管、品管部主要干部。

3.3会议时机

（1）月度品管会议每月5日14：00-17
：00召开，遇节假日顺延一天。

（2）会议时间如有变更，经总经理核准后，由品管部负责通知。

3.4小时前准备

（1）品管部负责于每月4日将各部门品质状况月报表汇总、填妥，并转发各与会人员。

（2）上次会议决议事项的各责任人员须在决议规定完成期限之前
，完成所承担的工作事项

。

（3）管理代表在4日前应再度对各决议事项完成情况作追踪确认（可授权他人进行）。

（4）各与会人员依本部门品质状况准备必要之资料、报表或样品
，以便在会议上报告或讨论。

（5）各与会人员应于会议开始前5分钟到达会场。

3.5会议议程

（1）会议开始

主持人宣布会议开始。

（2）追踪上月会议决定议事项完成情况

由主持人追踪人上月决议事项

，各担当责任人员简要回答完成状况，其他人员可提出异议或补充。

（3）各部门品质状况报告

由品管部主管或各品管单位干部报告各部门上月品质状况，简要报告主要数据，并就重大品质事项提出分析或报告
。

（4）沟通协调事项

各与会人员提出需与其他部门协调之事项、由相关人员讨论处理。

（5）会议主席工作指示

会议主席就相关问题向责任人员提出质询
、赞扬、指示或要求，并就公司的品质经营方针或下月行动计划作出指示。

（6）形成会议决议

记录人将会议中达成的重要决议事项作整理，交由主持人作陈述
，各与会人员可提出异议
，若无异议则确认为决议事项。

（7）会议结束

主持人宣布会议结束。

3.6小时后工作

（1）由会议记录人员将会议状况整理成《会议记录》及必要之《会议事项追踪表》
，呈管理者代表、总经理审阅。

（2）《会议记录》应分发各与会人员人手一份。

（3）《决议事项追踪表》应分发至相关责任人员
。

（4）各决议事项之担当者应在规定期限内完成要求之工作事项
。

（5）各与会人员应将会议精神传达本部门相关人员
，并贯彻至日常工作中。

（6）管理者代表（或授权品管部）对会议事项作确认追踪。